Tata cara stok opname

September 19, 2015 admin Standar Operasional 0

Tujuan

  1. Memudahkan manager untuk mempersiapkan stock taking dengan baik
  2. Menjaga kelancaran stock taking

Prosedur

  1. Manager dan staf terkait bertanggung jawab atas pelaksanaan stock taking
  2. Semua peserta stock taking mengikuti peraturan umum yang telah ditentukan
  3. Manager wajib melakukan persiapan 2 minggu sebelum pelaksanaan stock taking
  4. Biaya stok taking telah dianggarkan

Persiapan Manager Operasi

  1. Manager memberitahukan dengan surat resmi kepada
    1. Direktur/Pemilik
    2. Para staff untuk pengaturan palaksanaan stock taking
    3. Entry data untuk mempersiapkan peng-entrian
  2. Manager bersama koordinator stock taking mempersiapkan
    1. Lay out stock taking 1 minggu sebelum pelaksanaan
    2. Pastikan semua barang ada label kode nya / barcode,
  3. Pastikan software stock taking bekerja dengan baik
  4. Manager memastikan barang retur telah dibuatkan surat retur / credit note dan apabila tidak bisa diretur dibuatkan surat pemusnahan barang rusak.
  5. Sebelum pelaksanaan stock taking disiapkan komputer kasir dan yang lainnya untuk bisa segera entry data

Persiapan Supervisor Toko sebagai penanggung jawab stok taking

  1. Pemeriksaan administrasi
  2. Pastikan faktur di gudang tidak ada yang tertinggal
  3. Pastikan tidak ada faktur retur/ credit note (CN) yang belum terdata
  4. Pastikan seluruh barang yang rusak sudah dimusnahkan dan di input/entry ke komputer
  5. Persiapan laporan 7 hari sebelum pelaksanaan
  6. Pastikan laporan hutang piutang telah terkendali hingga cut off pada saat stock opname
  7. Pastikan layout stock opname dan SDM yang ditunjuk sudah disosialisasikan
  8. Kontrol persiapan 1 hari sebelum pelaksanaan
  9. Penjelasan struktur organisasi pembagian tugas stock opname
  10. Berikan penjelasan tata cara stock opname yang benar
  11. Stock toko dan gudang sudah harus dirapikan dan diberi kode barang. Sebaiknya stok gudang dihitung terlebih dahulu sebelum hari pelaksanaan stock opname.
  12. Pisahkan stock Barang rusak (BS) dan barang yang sudah di retur ke supplier tetapi masih ada di gudang.
  13. Cek seluruh area toko dan gudang, pastikan sudah ada dan sesuai posisi price card/ kode barang dengan barang yang akan dihitung.
  14. Kumpulkan barang yang ada di tempat-tempat lain selain gudang di satu tempat
  15. Khusus barang barang kecil harus sudah dirapikan ( battery, rokok, sikat gigi, kosmetik, ATK dll).
  16. Pastikan semua rak pada posisi tengah shelving/ambal paling atas di toko dan gudang sudah ada nomor rak sesuai dengan pengelompokan /Group.

Misalnya Group A,B,C,D dst. No Rak A001, A002, B002, B003. C001 dst.

  1. Pastikan daftar barang pada rak sudah sesuai dengan barang di rak masing masing.
  2. Dipersiapkan kalkulator dan computer untuk penghitungan-penghitungan yang dibutuhkan.
  3. Persiapan Akunting CUT OFF data di toko 3 hari sebelum pelaksanaan
  4. Check buku tamu dan registrasi faktur

Semua barang yang masuk sudah terdaftar di buku tamu, dan semua bukti faktur sudah di input/entry.

  1. Check buku faktur pending di keuangan dan akunting
  2. Check ulang dan tanyakan ke bagian penerimaan barang MD sudah tidak ada lagi faktur dan buku tamu yang belum di input/entry
  3. Check kepastian penggunaan barang untuk toko dan kantor
  4. Check kepastian barang rusak (BS) dan mutasi barang
  5. Peraturan STOCK TAKING
  6. Jam Pelaksanaan

Jam 06.00 s/d selesai ( setelah selesai toko baru dibuka )

  1. Peserta stock taking

Seluruh karyawan toko setempat dan cabang lainnya

  1. Pelaksana : Team
  2. Pendamping : Karyawan toko setempat
  3. Recheker : Karyawan toko cabang lainnya
  4. Cut Off data : Administrasi toko dibantu Akunting
  5. Koordinator : Supervisor Akunting
  6. Penanggung jawab : Manager Operasi
  7. Jumlah peserta tergantung luas toko dan kesepakatan
  8. Ongkos stock taking. Nilai insentif kami serahkan sesuai kebijakan perusahaan
  9. Penentuan hari pelaksanaan stock taking
  10. Pelaksanaan stock taking
  11. Briefing oleh coordinator stock taking
  12. Briefing motivasi oleh manajer operasi
  13. Pemasangan pengumuman stock taking

PENGUMUMAN

MOHON MAAF TOKO TUTUP SEMENTARA,

KAMI SEDANG MELAKSANAKAN STOCK TAKING

PADA

HARI : ……………………………

TANGGAL : .……………………………

TOKO AKAN DIBUKA KEMBALI PADA JAM …………….

TERIMA KASIH

Hal-hal yang harus diingat saat stok opname adalah:

  1. Pastikan SDM yang melakukan stok opname adalah SDM yang teliti, tidak grusa-grusu dan rapi.
  2. Hitung barang dengan singkat, cepat namun tetap teliti. Bedakan antara warna, variasi dan jenis nya. Jangan menggampangkan dengan menghitungnya digabung dijadikan satu.
  3. Jika diperlukan adakan hitung silang. Yaitu yang awalnya Si A menghitung Rak E dan Si B menghitung Rak F. Lakukan silang untuk menguji. Si A menghitung Rak F dan Si B menghitung Rak E. Jika hasilnya tidak sama maka dapat dipastikan hasil stok opname tidak valid dan diperlukan hitung ulang bersama-sama.
  4. Hindari melakukan stok opname pada malam hari. Karena tingkat kelelahan menyebabkan margin error yang tinggi.
  5. Berikan bonus tambahan kepada karyawan karena adanya kegiatan stok opname ini. Hal ini untuk memacu mereka untuk tetap bersemangat.
  6. Tidak ada stok opname yang dilakukan dalam keadaan toko masih buka. Jika ada maka dapat saya pastikan hasilnya akan kacau.
  7. Lakukan cross check secara acak akan hasil opname mereka. Jika masih ada kita menemukan kesalahan hitung maka stok opname ini dipastikan tidak valid.

 

Salam Sukses